escribir un correo electrónico formal

Escribir un correo electrónico formal puede parecer una tarea desalentadora, ya que el correo electrónico se usa con frecuencia para fines personales e informales. Si necesitas escribir un correo electrónico formal a un profesor, jefe,  u otros destinatarios que requieran formalidad, solo tienes que seguir unas pautas simples. Mantén tu mensaje claro y directo, y sigue las expectativas de estilo, tono y formato. Finalmente, revisa y revisa el contenido antes de enviarlo.

Consejos para escribir un correo electrónico formal:

1. Usa una dirección de correo electrónico profesional 

Idealmente, la dirección de correo electrónico debe ser una variación de tu nombre real, no un nombre de usuario o apodo. Usa guiones o guiones bajos para asegurar una dirección de correo electrónico que sea solo con tu nombre y apellido, sin números o letras adicionales, a poder ser.

2. Elige una correcta fuente profesional 

La mayoría de servicios de correo electrónico permiten la opción de escribir usando una variedad de fuentes y estilos de texto. Para un correo electrónico formal, es importante mantener  fuentes como Times New Roman y Arial. Evita fuentes decorativas como Comic Sans o Old English. Además:

  • Escribe tu correo electrónico en un tamaño de letra legible,  12 puntos por ejemplo.
  • Evita estilos especiales como cursiva, resaltados o fuentes multicolores a menos que estén garantizados por el contenido y el propósito del correo electrónico.
  • No uses mayúsculas. Esto hace que parezca que estás gritando al destinatario.

3. Asunto corto y preciso

Usa palabras clave en el asunto que sugieran exactamente sobre qué estás escribiendo, en pocas palabras. Esto te ayuda a garantizar que los lectores no pasen por alto tu correo electrónico.
La línea de asunto debe resumir por qué los estás contactando. Con una bandeja de entrada llena, la línea de asunto puede hacer o deshacer si la persona lo envía directamente a la papelera o lo lee.

4. Usa un saludo apropiado

Abre siempre un correo electrónico formal con un saludo. Es preferible dirigirse al destinatario por su nombre (si se conoce). Incluye el título de la persona (Sr., Sra., Sra., Dr., etc.) con su apellido, seguido de una coma o dos puntos. Puede preceder el saludo con «Querido …» si lo deseas

  • Si no sabes el nombre de la persona a la que le está escribiendo, usa un saludo como «Estimado señor / a», «Estimado señor o señora» o «A quien corresponda».
  • No use «Hola», «Hola», «Hola» u otros saludos informales.

5. Preséntate en el primer párrafo (si es necesario)

 Si escribes a alguien con quien no tienes una relación existente, dile quién eres y por qué estás escribiendo. Haz esto en la primera frase de tu correo electrónico.

6. Prioriza la información más importante

Una vez que te hayas presentado y hayas explicado la razón de ser por la que estás escribiendo, puedes seguir con el cuerpo de tu correo electrónico. Pon el contenido más importante cerca de la parte superior.

7. Sé breve

No hay una duración establecida en cuánto al tiempo que debería durar un correo electrónico. Sin embargo, es buena idea que el contenido del correo electrónico pueda leerse entero en una pantalla.

8. Sé carismático/a

Trata de sobresalir. Cuando escribas un correo electrónico, no seas demasiado dramático. Sin embargo, un poco de ingenio nunca hace daño a nadie. ¡No tengas miedo de mostrar tu personalidad!

9. Vuelve a leer el correo electrónico

Incluso cuando escribes correos electrónicos rápidos y breves, puedes incluir fácilmente errores. Pequeños errores gramaticales pueden hacer o deshacer la opinión de un profesional sobre ti. Vuelve a leer tu correo electrónico antes de enviarlo para evitar errores.

10. Utiliza una firma de correo adecuada

Dos cierres apropiados son ‘Saludos cordiales’ y ‘Gracias’. No olvides agregar tu nombre después de elegir un  final. Mejor aún, configura una firma automática para que siempre aparezca en la parte inferior de tus correos electrónicos, en la que aparezca tu nombre y tus datos de contacto.

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Artículo original publicado el: 25/09/2018
Articulo actualizado el 1/02/2022